Vebego B.V. (hierna genoemd: Vebego) is een internationaal opererend familiebedrijf actief in de schoonmaak, zorg, facilitair management, groenvoorziening en personeelsdiensten. Vebego is gevestigd te Voerendaal (Cortenbach 1, Postbus 23092 / 6367 ZH, ingeschreven in het handelsregister onder nummer: 14007867). Samen met de vele dochterbedrijven is Vebego verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In dit statement informeert Vebego haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.
In de arbeidsintensieve dienstverlening die Vebego levert, staan mensen centraal. Met meer dan 100 bedrijven die onderdeel uitmaken van Vebego en duizenden werknemers in Europa worden er op grote schaal persoonsgegevens verwerkt. Daarnaast is Vebego en zo ook haar personeel veel buiten bij klanten en leveranciers en wordt er met vele externe partners samengewerkt ten behoeve van haar dienstverlening. Ter bescherming van alle medewerkers, het bedrijf en haar partners neemt Vebego privacy zeer serieus.
Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Vebego in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Vebego realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Vebego. Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens.
Vebego is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening.
Vebego verwerkt, afhankelijk van de noodzaak, onder andere de volgende persoonsgegevens:
De verwerking van persoonsgegevens binnen Vebego vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Vebego verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en nog enige periode na het eindigen van het dienstverband bewaart Vebego, naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen.
Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Vebego verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd: AVG). De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de AVG. Vebego gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.
Vebego verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Deze verwerkingen hebben ten alle tijden een wettelijke grondslag, zoals uw toestemming, noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een overeenkomst (of precontractuele maatregelen) waarbij u partij bent, noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke (bewaar)plicht, dan wel noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang, welke wij altijd zullen afwegen tegen uw recht op privacy.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt ten allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking.
Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego en de verschillende dochterbedrijven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Vebego verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.
Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Vebego gegevens te verstrekken aan deze partijen. Vebego toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Vebego gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties.
Vebego maakt gebruik van sub-verwerkers om de dienstverlening uit te voeren. Voor het uitvoeren van haar werkgeversrol kan Vebego gebruik maken van of diensten uitbesteden aan derden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van: loonadministratie, ICT-beheer, strategische personeelsplanning en de inzet van zzp-ers. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. Vebego eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens. De lat ligt voor verwerkers hoger dan voor Vebego zelf, aangezien de gegevens buiten de Vebego-omgeving worden gebracht en verwerkingen dus minder in het zicht van Vebego plaatsvinden. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacy beleid, afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is wordt de nakoming ervan gecontroleerd.
De meeste gegevens die worden verwerkt binnen Vebego zijn gegevens van werknemers. Dat betekent dat de risico’s ten aanzien van die gegevens het grootst zijn. Vebego focust daarom op beveiliging van de ICT-processen en -systemen en het beschermen van de privacy van haar werknemers. Deze focus uit zich in beveiliging, die met name gericht is op de centrale technische infrastructuur, waar het ICT Platform, het ERP Platform en de toegang tot de centrale omgeving vanaf decentrale locaties onder vallen. De beveiliging is gericht op de bescherming van informatie zelf en de middelen waarop het wordt opgeslagen zoals verschillende informatiesystemen, hardware, operating systems, databases, bedrijfsnetwerken en de fysieke locaties. Vebego neemt ten alle tijden technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang, met alle gevolgen van dien, met persoonsgegevens te voorkomen.
Gegevens worden niet langer bewaard dan de bewaartermijnen die in de wet dan wel in het Vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn bepaald. Vebego hanteert een bewaarbeleid waarin alle termijnen die voor gegevenswerkingen gelden zijn vastgelegd.
Betrokkenen hebben het recht om:
Verzoeken zoals hierboven genoemd met betrekking tot medewerkersgegevens kunnen worden ingediend door een mail te sturen naar info@vebego.nl.
Zakelijke relaties kunnen bij hun contactpersoon binnen Vebego een verzoek indienen omtrent de bovengenoemde rechten. De contactpersoon zal dit verzoek delen met de Privacy Officer van Vebego, die binnen uiterlijk één maand een reactie geeft op het verzoek. Het kan mogelijk zo zijn dat er aanvullende informatie en/of documentatie (onder andere ten behoeve van het controleren van de identiteit van de indiener) nodig is om het verzoek in behandeling te nemen.
Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen Vebego kunnen worden gemeld bij de contactpersoon binnen Vebego, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag, dan wel bij de Privacy Officer van Vebego.
Vebego maakt op haar bedrijfswebsite(s) gebruik van functionele cookies en/of web statistieken cookies. Tevens maakt Vebego gebruik van cookies om de inhoud van onze website te delen via social media. Op de intranetwebsites waar medewerkers toegang toe hebben, wordt slechts gebruik gemaakt van functionele cookies met als doel informatie te krijgen over het technisch functioneren van het intranet. Het gebruik van deze cookies heeft geen gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de bezoekers van intranet, omdat met deze cookies geen persoonsgegevens worden verwerkt.
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan een website worden opgeslagen op uw apparatuur zoals uw computer, telefoon of tablet. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, wat bij een later bezoek kan worden uitgelezen door de website. JavaScripts en web beacons zijn voorbeelden van soortgelijke technieken, die samen met cookies zorgen dat een systeem informatie kan verzamelen.
Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende soorten cookies die worden gebruikt en voor welk doeleinde.
Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van een website. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat informatie van één pagina wordt meegenomen naar de volgende. Zo hoeft u niet iedere keer dezelfde informatie in te vullen. Voor het gebruik van deze cookies is uw voorafgaande toestemming niet nodig.
Analytische cookies worden gebruikt om uw bezoek aan onze websites te analyseren. Wij analyseren bijvoorbeeld het aantal bezoekers van onze websites, de tijdsduur van de bezoeken en de volgorde van de bezochte pagina’s. Met behulp van de verzamelde informatie kunnen we onze websites gebruikersvriendelijker inrichten. Om deze metingen te doen gebruiken we – onder andere maar niet beperkt tot – Google Analytics, Hubspot, Leadinfo* , Visual Website Optimizer en Vimeo.
Met analytische cookies verzamelen we onder andere de volgende gegevens:
* Vebego maakt gebruik van de leadgeneratieservice van Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederland. De tool herkent bedrijfsbezoeken op onze website op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Bovendien plaatst Leadinfo twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze website te evalueren en verwerkt de tool domeinen uit formulierinvoeringen (bijv. "Leadinfo.com") om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op www.leadinfo.com. Op deze pagina: https://www.leadinfo.com/en/opt-out heb je een opt- out-optie. Bij een opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd.
Tracking cookies, veelal geplaatst door derde partijen, worden gebruikt voor commerciële en promotionele doeleinden. De hiermee verzamelde gegevens worden gekoppeld en geanalyseerd voor het ontwikkelen van profielen om daarmee zo relevant mogelijke informatie en gepersonaliseerde aanbiedingen te tonen op de websites van Vebego.
Alleen indien u vooraf toestemming heeft gegeven, zullen wij gebruik maken van tracking cookies voor commerciële doeleinden.
Sommige cookies worden met instemming van Vebego geplaatst door derde partijen met het doel bepaalde producten en diensten onder uw aandacht te brengen of om u rechtstreeks toegang te geven tot social media.
Voorbeelden hiervan zijn:
Deze cookies maken het mogelijk voor ons om kaarten op onze websites weer te geven, video’s af te kunnen spelen en het verkeer tussen onze websites en sociale media zoals LinkedIn en Facebook te kunnen meten. Voor de cookies die deze externe partijen plaatsen, de informatie die ze daarmee verzamelen en het doel waarvoor die informatie wordt gebruikt, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze partijen op hun eigen websites
Indien u vragen heeft over bovenstaande of klachten heeft over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met:
Nicky Waals
E-mail: nicky.waals@vebego.com
Vebego behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy en Cookie Statement. De wijzigingen worden bekend gemaakt via de website en vervangen daarmee de voorgaande versie.
Laatst gewijzigd: 25-10-2024
